01169551 การจัดการระบบงาน ECT: ศึกษาดูงานกลุ่ม

จากการศึกษาดูงานศูนย์พัฒนาสื่อนวัตกรรมและเทคโนโลยี สำนักงานวิทยทรัพยากร จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย คณะผู้จัดทำได้รวบรวมข้อมูล และนำเสนอโดยใช้ กระบวนการบริหารแบบ POSDCoRB มานำเสนอเพื่อให้เปิดความเข้าใจภายในองค์มากยิ่งขึ้น ดังนี้

1. Planning : การวางแผน

วิสัยทัศน์

สำนักงานวิทยทรัพยากรเป็นองค์กรสารสนเทศชั้นนำ เพื่อตอบสนองความต้องการของประชาคมจุฬาฯ และสังคม ผลสัมฤทธิ์สำคัญ 4 ประการ คือ

- เป็นแหล่งอ้างอิงทางวิชาการชั้นนำที่สนับสนุนความเป็นเลิศด้านการวิจัย และการเรียน การสอน(Academic Solution Provider) ในระดับประเทศและนานาชาติ

- มุ่งเน้นการพัฒนาทรัพยากรสารสนเทศและเชื่อมโยงองค์ความรู้ต่าง ๆ

- ให้บริการสารสนเทศด้วยนวัตกรรมทางเทคโนโลยีรูปแบบใหม่ ๆ

- สร้างสรรค์สภาพแวดล้อมในการเรียนรู้และการวิจัย

พันธกิจ

- สร้างความแข็งแกร่งให้กับทรัพยากรสารสนเทศเพื่อสนับสนุนความเป็นเลิศด้านการวิจัย การเรียน การสอนและการบริการวิชาการสู่สังคมของมหาวิทยาลัย

- สงวนรักษาและเผยแพร่มรดกภูมิปัญญาของจุฬาฯ ประเทศชาติและนานาชาติ

- พัฒนาและสร้างสรรค์สื่อใหม่เพื่อสนับสนุนการเรียนการสอน และกิจกรรมวิชาการของมหาวิทยาลัย

- พัฒนานวัตกรรมบริการที่ตอบสนองความต้องการของประชาคมจุฬาฯ และสภาพแวดล้อมในการเรียนรู้และการ วิจัย

- สร้างความเชื่อมโยงสารสนเทศจากแหล่งความรู้ต่าง ๆ

- เผยแพร่ผลงานทางวิชาการของประชาคมจุฬาฯ เพื่อกระตุ้นให้เกิดการสื่อสารทางวิชาการในวงกว้าง

- เป็นที่ปรึกษาทางด้านสารสนเทศและสื่อการเรียนการสอน ที่สนับสนุนแนวความคิดทางการศึกษารูปแบบใหม่

- สร้างสภาพแวดล้อมทางวิชาการที่สนับสนุนการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ของชุมชนมหาวิทยาลัย

- สร้างเครือข่ายความร่วมมือทั้งระดับชาติและนานาชาติ

วิเคราะห์สภาพองค์กร (SWOT Analysis)

จุดแข็งหรือข้อได้เปรียบ (Strengths)

1. เจ้าหน้าที่มีความสามารถให้ความรู้และปฏิบัติงานตามหน้าที่ที่ได้รับมอบหมายอย่างชำนาญ

2. พัฒนาอุปกรณ์ในระยะสั้น 5 ปี เปลี่ยน

3. มีงบประมาณสนับสนุน

4. เป็นแหล่ง อ้างอิงข้อมูลระดับประเทศ

จุดอ่อนหรือข้อเสียเปรียบ (Weaknesses)

1. ใช้งบประมาณในการพัฒนาองค์กรสูง

2. มีบุคลากรจำกัด และปริมาณงานมีมาก

3. เน้นพัฒนาเฉพาะในมหาวิทยาลัย

4. การปรับตัวของบุคลากรและ User

โอกาสที่จะดำเนินการได้ (Opportunities)

1. พัฒนาและสร้างสรรค์สื่อใหม่ๆ เพื่อสนับสนุนการเรียนการสอนให้ทันสมัยอยู่เสมอ

2. พัฒนาโดยการนำหุ่นยนต์เข้ามาช่วยแทนบุคลากร

3. เป็นแหล่งศูนย์กลางในการเรียนรู้ที่ทันสมัย

4. เน้นการทำงานโดยการนำเทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการทำงานมากที่สุด

อุปสรรค (Threats)

1. การยอมรับเทคโนโลยีของคนรุ่นเก่า

2. การเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยีในปัจจุบัน

2. Organizing : การจัดองค์การ

ที่ตั้งของศูนย์พัฒนาสื่อนวัตกรรมและเทคโนโลยี สำนักงานวิทยทรัพยากร จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย

ชั้น 3 สำนักงานวิทยทรัพยากร อาคารมหาธีรราชานุสรณ์ จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย

254 ถนนพญาไท แขวงวังใหม่ เขตปทุมวัน กรุงเทพฯ 10330

ศูนย์พัฒนาสื่อฯ ประกอบด้วย 4 กลุ่มภารกิจ คือ

ภารกิจจัดหาสื่อ (Media Acquisition) มีหน้าที่จัดหาสื่อโดยการถ่ายทำ บันทึกรายการ สื่อประเภทต่างๆ ทั้งภาพดิจิทัล วีดิทัศน์ เสียง ซึ่งอาจเป็นการจัดหาด้วยการไปถ่าย บันทึกรายการเอง หรือเป็นการจัดหาโดยหน่วยงานอื่นส่งสื่อสำเร็จมา ให้เพื่อดำเนินการตามขั้น ตอนอื่นๆ ต่อไป

ภารกิจจัดการสื่อ (Media Management) มีหน้าที่ทำกราฟิก ตัดต่อ ตกแต่ง แปลง ประกอบสื่อประเภทต่างๆ ที่ได้รับมาจากการจัดหา เพื่อแปลงรูปแบบให้เหมาะสมกับวัตถุประสงค์ และลักษณะการนำไปใช้งาน รวมทั้งการให้คำแนะนำปรึกษาวิเคราะห์และออกแบบการผลิตสื่อ

ภารกิจจัดเก็บสื่อ (Media Archive/Storage) มีหน้าที่จัดเก็บสื่อประเภทต่างๆ ที่ผ่านขั้นตอนของการผลิต หรือการจัดการให้เหมาะสมกับการใช้งานแล้วไปจัดเก็บอย่างเป็นระบบ มีการทำ Metadata ให้สามารถสืบค้นได้สะดวก รวดเร็ว การจัดเก็บนี้มีทั้งการจัดเก็บสื่อเพื่อบริการ และจัดเก็บสื่อต้นฉบับที่ใช้เพื่อการเพื่อการผลิต

ภารกิจเผยแพร่สื่อ (Media Broadcasting) มีหน้าที่ในการเผยแพร่สื่อที่ผลิตในลักษณะต่างๆ ทั้งในรูปของการถ่ายทอดสดผ่านระบบเครือข่าย (web cast) สื่อประชาสัมพันธ์อิเล็กทรอนิกส์ (Digital Signage) ระบบวีดิทัศน์เครือข่ายห้องสมุด จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย (CU Library Channel) และการบริการสื่อโสตทัศนวัสดุ ซีดีรอมสอนภาษา และเพลง ดีวีดีภาพยนตร์เพื่อการศึกษา สื่อออนไลน์

ระบบ งานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์(Document Tracking System-DTS)ในระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Document Management System-EDMS)โดยใช้ระบบ Lotus Notes version 7 ผ่านเครือข่ายจุฬาฯ

ระบบงานสารสนเทศเพื่อการบริหารงานบุคคล ได้แก่

- ระบบ CU-HR ผ่านเครือข่ายจุฬาฯ

- ระบบใบสมัครงานออนไลน์

- ระบบใบลาออนไลน์

- ระบบงบประมาณ พัสดุ การเงินและบัญชี CU-ERP ผ่านเครือข่ายจุฬาฯ

- ระบบการจองทรัพยากร โดยใช้ระบบ Lotus Notes version 5

ฐาน ข้อมูลด้านงานอาคารสถานที่ โดยใช้ Application Software ของ Microsoft ในการจัดสร้างฐานข้อมูล ทั้งนี้เพื่ออำนวยความสะดวกในด้านการบริหารจัดการ นอกจากนี้ยังสนับสนุนงานด้านประชาสัมพันธ์ และงานพิเศษเฉพาะกิจที่ไม่อยู่ในความรับผิดชอบของหน่วยงานใดโดยเฉพาะ

3. Staffing : การจัดการเกี่ยวกับตัวบุคคลในองค์การ

ผู้จัดการ นายบรรพต สร้อยศรี

ภารกิจจัดหาสื่อการศึกษา มล.กิจจาริณี บำรุงตระกูล

นายชัชวาล ศรีสละ

นายนราพงค์ เกิดบัวเพชร

นายอภิชัย ทะนัน

นายวิโรจน์ ลาภทรัพย์ทวี

นายประทีป สว่างดี

ภารกิจจัดการสื่อการศึกษา นายวรัช แก้วบุญเพิ่ม

นางสุวรรณา บุญเสริม

นางสาวปิติมาต สิริธนภัคกุล

ภารกิจจัดเก็บสื่อการศึกษา นางสาวกาญจนา ภักดีรุจีรัตน์

นายบรรพต สร้อยศรี

ภารกิจเผยแพร่สื่อการศึกษา นางศิริลักษณ์ สุตันไชยนนท์

นายพิพัฒน์ ศรีเที่ยง

ห้อง MCR 02 – 2182968

เคาน์เตอร์ติดต่องาน 02 – 2182946

4. Directing : การอำนวยงาน

จากการสัมภาษณ์ ผู้จัดการองค์กรของศูนย์พัฒนาสื่อนวัตกรรมและเทคโนโลยี สำนักงานวิทยทรัพยากร จุฬาฯ คุณบรรพต สร้อยศรี นั้น ภายในองค์กรได้ใช้ หลักการออกแบบของ ADDIE model ในการทำงาน ADDIE model เป็นกระบวนการพัฒนารูปแบบการสอนที่นักออกแบบการเรียนการสอนและนักพัฒนาการฝึกอบรมนิยมใช้กัน ซึ่ง ADDIE Model มีลำดับการพัฒนาเป็น 5 ขั้น ซึ่งประกอบด้วย การวิเคราะห์ (Analysis) การออกแบบ (Design) การพัฒนา (Development) การนำไปใช้ (Implemen tation) และการประเมินผล (Evaluation) ซึ่งแต่ละขั้นตอนเป็นแนวทางที่มีลักษณะที่ยืดหยุ่นเพื่อให้สามารถนำไปสร้างเป็นเครื่องมือได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ขั้นที่ 1 ขั้นวิเคราะห์ (Analysis Phase)

ในขั้นนี้เป็นการทำความเข้าใจปัญหาการเรียนการสอน เป้าหมายของรูปแบบการสอนและวัตถุประสงค์ที่จะสร้างขึ้นตลอดจนสภาพแวดล้อมการเรียนรู้ และความรู้พื้นฐานและทักษะของผู้เรียนที่จำเป็นต้องมี โดยพิจารณาจากคำถามเพื่อการวิเคราะห์ดังนี้

- ใครคือกลุ่มเป้าหมายและเขาต้องมีคุณลักษณะอย่างไร

- ระบุพฤติกรรมใหม่ที่คาดหวังว่าจะเกิดขึ้นกับผู้เรียน

- มีข้อจำกัดในการเรียนรู้ที่มีอยู่อะไรบ้าง

- อะไรที่เป็นทางเลือกสำหรับการเรียนรู้ที่มีอยู่บ้าง

- หลักการสอนที่พิจารณาเป็นแบบไหน อย่างไร

- มีช่วงเวลาการพัฒนาเป็นอย่างไร

ขั้นที่ 2 การออกแบบ (Design Phase)

ขั้นตอนการออกแบบประกอบด้วย การสร้างจุดประสงค์การเรียนรู้ กำหนดเครื่องมือวัดประเมินผล แบบฝึกหัด เนื้อหา วางแผนการสอน และเลือกสื่อการสอน ขั้นตอนการออกแบบควรจะทำอย่างเป็นระบบและมีเฉพาะเจาะจง โดยความเป็นระบบนี้หมายถึงตรรกะ มีระเบียบแบบแผนของการจำแนก การพัฒนา และการประเมินแผนยุทธวิธีที่วางไว้เพื่อให้บรรลุเป้าหมาย สำหรับความเฉพาะเจาะจงหมายถึงแต่ละองค์ประกอบของการออกแบบรูปแบบการสอนจะต้องเอาใจใส่ทุกรายละเอียด ซึ่งมีขั้นตอนดังนี้

- จำแนกเอกสารของการออกแบบการสอนให้เป็นหมวดหมู่ทั้งด้านเทคนิคยุทธวิธีในการออกแบบการสอนและสื่อ

- กำหนดยุทธศาสตร์การเรียนการสอนให้สอดคล้องกับพฤติกรรมที่คาดหวังในแต่ละกลุ่ม(cognitive, affective, psychomotor)

- สร้างสตอรีบอร์ด

- ออกแบบ User interface และ User Experiment

- สร้างสื่อต้นแบบ

ขั้นที่ 3 ขั้นการพัฒนา (Development Phase)

ขั้นตอนการพัฒนาคือขั้นที่ผู้ออกแบบสร้างส่วนต่างๆ ที่ได้ออกแบบไว้ในขั้นของการออกแบบซึ่งครอบคลุมการ สร้างเครื่องมือวัดประเมินผล สร้างแบบฝึกหัด สร้างเนื้อหา และการพัฒนาโปรแกรมสำหรับสื่อการสอน เมื่อเรียบร้อยทำการทดสอบเพื่อหาข้อผิดพลาดเพื่อนำผลไปปรับปรุงแก้ไข

ขั้นที่ 4 ขั้นการนำดำเนินการ (Implementation Phase)

ในขั้นตอนการดำเนินการนี้ หมายถึงขั้นของการสอนโดยอาจจะเป็นรูปแบบชั้นเรียน การฝึกอบรม หรือห้องทดลอง หรือรูปแบบการเรียนการสอนที่ใช้คอมพิวเตอร์ โดยจุดมุ่งหมายของขั้นตอนนี้คือการสอนอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล จะต้องให้การส่งเสริมความเข้าใจของผู้เรียนสนับสนุนการเรียนรอบรู้ของผู้เรียนตามวัตถุประสงค์ต่างๆที่ตั้งไว้

ขั้นที่ 5 ขั้นการประเมินผล (Evaluation Phase)

ขั้นการประเมินผลประกอบด้วยสองส่วนคือการประเมินผลรูปแบบ (Formative) และการประ เมินผลในภาพรวม (Summative) การประเมินผลรูปแบบคือการนำเสนอในแต่ละขั้นของ ADDIE Process ซึ่งเป็นการประเมินผลเพื่อพัฒนา และการประเมินผลในภาพรวมจะทำเมื่อการสอนเสร็จสิ้นเพื่อประเมินผลประสิทธิผลการสอนทั้งหมดข้อมูลจากการประเมินผลรวมโดยปกติมักจะถูกใช้เพื่อการตัดสินใจเกี่ยวกับรูปแบบการสอน โดยศูนย์พัฒนาสื่อมีการประเมิน 3 ระยะดังนี้

Pre – Service คือ 15 วันก่อนดำเนินการเช่นการ โฆษณาผ่าน Facebook , และ YouTube

In – Service คือ Live สดผ่านงานนั้น ๆ

Per – Sevice คือ การดูย้อนหลัง

บริการผลิตสื่อ

ศูนย์พัฒนาสื่อ นวัตกรรมและเทคโนโลยี ให้บริการผลิตสื่อการศึกษาประเภทต่าง ๆ

สื่อวีดิทัศน์ ผลิตสื่อวีดิทัศน์เพื่อการศึกษาและเพื่อการเผยแพร่ประชาสัมพันธ์ ถ่ายทำและบันทึกเทปโทรทัศน์ในระบบดิจิทัล ตัดต่อลำดับภาพและเสียงรายการโทรทัศน์ จัดทำโทรทัศน์วงจรปิด ทำกราฟิกประกอบวีดิทัศน์ ถ่ายทอดสัญญาณภาพและเสียงเพื่อเผยแพร่และเชื่อมต่อกับระบบเครือข่าย แปลงสัญญาณเทปโทรทัศน์เป็นดิจิตอล

สื่อมัลติมีเดียและสื่อใหม่ เป็นสื่อรูปแบบใหม่ ๆ ที่เกิดขึ้นตามการเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยี สื่อการนำเสนอ Presentation เพื่อการเรียนการสอนและการประชาสัมพันธ์ แปลงสื่อเป็นดิจิทัล

สื่อภาพถ่ายดิจิทัล ถ่ายภาพในสตูดิโอ

สื่อเสียง เป็นการบันทึกเสียงคำบรรยายประกอบสื่อประเภทต่างๆ

สื่อกราฟิก บริการออกแบบงานกราฟิก ผลิตแผนภาพ การ์ตูน ผลิตดิจิทัลโปสเตอร์

นอกจากนี้ศูนย์พัฒนาสื่อยังมี หน่วยผลิตสื่อเคลื่อนที่ (Mobile Unit) ที่ติดตั้งอุปกรณ์การบันทึกรายการ และชุดตัดต่อที่สามารถออกนอกสถานที่ เพื่อไปบันทึกกิจกรรมตามสถานที่ต่างๆ และส่งสัญญาณภาพและเสียงนำมาถ่ายทอดรายการ ผ่านระบบเครือข่าย ทำให้ผู้ชมสามารถรับชมรายการสำคัญๆ ได้ทุกที่ที่มีสัญญาณเครือข่ายอินเทอร์เน็ต โดยไม่จำกัดสถานที่ หรือสามารถรับชมผ่านอุปกรณ์เคลื่อนที่ต่างๆ (Mobile Device) ไม่ว่าจะเป็นคอมพิวเตอร์ โทรศัพท์มือถือ แท็บเล็ต

5.Coordinating : การประสานงาน

ศูนย์พัฒนาสื่อมีการประสานภายในอย่างมีระบบ ทำให้ศูนย์พัฒนาสื่อมีการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง รวมถึงการประสานงานกับหน่วยงานอื่นๆ ในมหาวิทยาลัยเพื่อแลกเปลี่ยนข้อมูล และการประสานงานกับหน่วยงานเอกชนภายนอกเพื่อแลกเปลี่ยนเทคโนโลยีใหม่ ๆ อย่างต่อเนื่อง

6. Reporting : การรายงาน

มีการจัดทำรายงานประจำปี เพื่อสรุปผลการดำเนินงานตลอดทั้งปี และวิเคราะห์ผลการดำเนินงานโดยใช้ KPI ซึ่ ภารกิจและรองรับกลยุทธ์ของมหาลัย ชี้วัดผลการดำเนินงานของบุคลากร เพื่อนำไปปรับปรุงและพัฒนาศูนย์พัฒนาสื่อ

7. Budgeting : การงบประมาณ

แหล่งงบประมาณของศูนย์พัฒนาสื่อมาจากหลายทาง โดยหลักๆ มาจากงบประมาณจากมหาวิทยลัย และงบประมาณแผ่นดินที่จะได้รับเป็นรายปี และรายได้จากการจัดอบรมต่างๆ ของแต่ละคณะที่มาติดต่อขอจัดอบรม ค่าปรับที่เกิดขึ้นจากการยืม คืนหนังสือของหอหมุด ค่าผ่านประตูสำหรับบุคคลภายนอก และค่าเช่าพื้นที่สำหรับร้านค้าในหอสมุด